Busyness – zaneprázdněnost

Hodnota zaneprázdněnosti (busyness), kterou můžete sledovat u každé firmy slouží jako jednoduchý ukazatel aktivity obchodníků u zákazníka.

Číslo uvedené vedle hvězdiček ratingu v seznamu firem obsahuje hodnotu ukazatele busyness. Ukazuje počet událostí, které se v posledních dnech udály v souvislosti s firmou a současně i ty, které jsou naplánovány do budoucna.
Busyness se počítá jako součet všech aktivit (událostí) u firmy, které jsou zaznamenány v posledních 10 dnech a do budoucna.Takže například firma, u níž byl váš kolega v pondělí, vy jste s nimi telefonoval včera a naplánoval si schůzku na 4. července příštího roku bude mít hodnotu busyness 3.

Busyness v CRM
Busyness v CRM

Přepočet busyness probíhá jednou denně, takže neočekávejte aktualizaci hodnoty okamžitě po provedení změn.

Zápisy a úkoly z jednání

CRM aplikace DEALinTEAL je velmi dobře vybavena pro proces pořízení zápisů z jednání, jejich rekapitulaci, pro specifikaci úkolů, které z jednání vyplynuly, a pro kontrolu jejich plnění. V článku shrnujeme, jak pracovat se záznamy z jednání a sledováním plnění úkolů.

Záznam jednání

Každou obchodní schůzku nebo jinou událost můžete v CRM DEALinTEAL doplnit o Zápis. V rámci něj můžete prakticky neomezeně popsat a okomentovat jednání. Pro přehlednost můžete formátovat písmo i odstavce. Můžete používat různé úrovně nadpisů, odsazené odrážky a automaticky číslované body.

Zápis z jednání pořízený v DEALinTEAL

K zápisu má přístup každý člen týmů se zohledněním nastavených práv a případně může pořídit jeho opis v pdf souboru.

Úkoly z jednání

Z jednání obvykle vyplývají nějaké úkoly. Pokud je zapíšete přímo ze záznamu události, budou k ní přiřazeny a při budoucí rekapitulaci tak můžete snadno kontrolovat i plnění úkolů. Úkol zapište volbou z nabídky … | Přidat úkol nebo na záložce Úkoly, kde je jejich seznam.Pro ověření splnění zadaných úkolů nemusíte ani zobrazovat jejich detail. V seznamu jsou odlišeny ikonou

  • nesplněné úkoly po termínu jsou označeny vykřičníkem,
  • nesplněné úkoly před termínem kolečkem,
  • a splněné úkoly zaškrtnutím.
Plnění úkolů z jednání

Aby nedošlo k omylu, úkoly vytvořené v souvislosti s obchodní schůzkou uvidíte samozřejmě i na všech dalších místech, s nimiž souvisí – u firmy, u opportunity, u obchodníka…

Verze 4

Vydali jsme novou verzi aplikace DEALinTEAL. Novou verzi poznáte podle označení 4.0.7 na dolní liště aplikace. Chcete zjistit, zda již máte novou verzi? Přihlaste se! Pokud uvidíte chlapíka s kravatou a rozepnutým sakem, jak si dalekohledem prohlíží velkoměsto z domacích štafliček, máte novou verzi. Upravený přihlašovací dialog není samozřejmě jedinou novinkou. Podívejte se na výčet těch významnějších.

Poznámky

Používáte zápisy z jednání nebo poznámky k události? Je to šikovná pomůcka, která díky možnosti formátování textu, používání odrážek a číslovaných odstavců umožňuje přehledně zaznamenat schůzku. V nové verzi jsme tuhle možnost přidali k firmě, osobě a k obchodní příležitosti na novou záložku Poznámky. Víme, že jsou informace, které nepostihnete kategorizací firem nebo označením osob, a tak teď máte možnost zazanemnat své dojmy a poznatky i formou přehledného textu.

Reporty a grafy

Tahle novinka je opravdu zásadní. Využijí ji ale jen ti, kdo pracují s prodejními daty, tedy mají DEALinTEAL napojenou prostřednictvím API na Notia Business Server nebo jiný ERP či účetní systém. Přidali jsem nejenom nový nástroj pro tabulkové zobrazení tržeb, ale i možnost zobrazení dat v grafech. Vše najdete v nabídce Prodej | Prodejní přehled / graf. Jedná se současně i o mnohem schopnější náhradu Prodejního reportu, který jsme ale pro staromilce v této verzi ještě zachovali.

Důvody neúspěchu

Často se to nestává, ale občas skončí obchodní příležitost neúspěchem. Pro klasifikaci negativního výsledku prodejního procesu jsme dosud nabízeli výběr z předem připravených možností. Nyní si důvody můžete definovat předem sami. Ale pozor, nechte to na vašeho administrátora, pokud byste zasáhli do existujícího systému hodnocení výsledků prodejního procesu, mohli byste zamíchat statistikami.

Stavové ikony v seznamech

Do některých seznamů jsme pro větší přehlednost přidali ikony vyjadřující stav nebo typ konkrétního záznamu. Orientace v seznamech je tím rychlejší.Události – ikona rozliší schůzky, telefonáty, e-maily…Úkoly – ikona označuje rozdílně otevřené, dokončené a zmeškané úkoly.Příležitosti – otevřené, úspěšně dokončené, neúspěšné…

Grafické drobnosti

Kromě nového přihlašovacího okna s tím pánem na žebříku vás možná překvapí lehká animace dashboardu. Máme mezi námi přiznivce grafických hříček a efektů, takže se může stát, že jde o začátek trendu. Nebojte se, pohlídáme, aby vše zůstalo nejen efektní, ale hlavně efektivní. V detailu firmy jsou informace na základní záložce rozděleny pro lepší přehled na 3 skupiny – zařazení, obchodní podmínky a bankovní spojení. Nové záložky s kontextovými informacemi přibývají napříč aplikací.
etc…

PIPELINE – jak je důležité zachytit prodejní proces

Prodejní pipeline (sales pipeline) systematicky zachycuje obchodní příležitosti a jejich vývoj v průběhu vyjednávání. V rámci získávání nových zákazníků a nových zakázek vyřizujete poptávky, připravujete nabídky, kalkulujete cenu… Procházíte fázemi prodejního procesu a různým způsobem si vedete evidenci o zákazníkovi, o vašich aktivitách a o vzájemné komunikaci. Vaším cílem je prodat a pipeline je nástroj, který vám prodat pomůže.Je docela příznačné nazývat celý proces rourou nebo potrubím. Z jedné strany sypete do pipeline nové obchodní příležitosti a z druhé strany vypadávají nové obchody – objednávky, dohodnuté kontrakty, nové zakázky… Ne všechny obchodní příležitosti dovedete do úspěšného konce (pokud neumíte kouzlit), buď neuspokojíte zákazníka produktem nebo službou, cenou a dalšími podmínkami nebo se sami rozhodnete příležitost zahodit třeba kvůli nedostatečné produkční kapacitě.

Obchodní příležitosti pod kontrolou

Systematická evidence obchodních příležitostí, kterou DEALinTEAL nabízí, zásadně zlepšuje vyhlídky na realizaci obchodu, dává totiž přehled o jednotlivém obchodním případu i o celkové perspektivě rozjednaného prodeje. Navíc zajišťuje kvalitní komunikaci a spolupráci v týmu a v dlouhodobější perspektivě poskytuje obchodníkům informace o historii vztahu se zákazníkem, o příčinách úspěchů i nerealizovaných obchodů.

Nastavení fází prodeje

Stanovení fází obchodní příležitosti podle etap, kterými prodej v případě vaší firmy prochází, je prvním krokem při započetí obchodování na základě pipeline. Práce na prodejní příležitosti obvykle začíná úvodním tipem nebo poptávkou. Další fáze, které nastavíte, by měly kopírovat milníky přípravy nabídky a komunikace, jak jste na ně zvyklí. Poslední fází je uzavírání kontraktu. Nastavení fází pipeline není žádné dogma a v DEALinTEAL je lze snadno měnit tak, jak budete měnit prodejní proces.
Příklady fází pipelineV malém podniku bude pipeline vypadat asi takto:

  1. Tip nebo poptávka
  2. Úvodní nabídka
  3. Prezentace a vyjednávání
  4. Kontrahování

Pro inspiraci je tady složitější struktura fází obchodní příležitosti:

  1. Vyhledávání
  2. Průzkum
  3. Oslovení
  4. Vyhodnocení
  5. Prezentace
  6. Řešení problémů
  7. Podchycení zákazníka
  8. Dokončování

Stanovení hodnoty obchodní příležitosti

Postupně zpřesňovaná cena produktů a služeb potenciálního prodeje (očekávaná tržba), kterou v DEALinTEAL zadáváte, je doplněna pravděpodobností úspěšného dokončení celého procesu. Pravděpodobnost je daná fází realizace (spojení fází s pravděpodobností je součástí nastavení pipeline), ale obchodník může pravděpodobnost změnit. Jsou obchody, kde máte již na počátku vysokou míru důvěry v konečné uzavření a naopak takové, kdy je i při uzavírání obchodu stále vysoce pravděpodobný něúspěch.Hodnota obchodní příležitosti, kdy je potenciální tržba snížena podle pravděpodobnosti realizace, má význam pro reportování a budoucí získávání informací o celkovém stavu rozjednaných obchodů.

Dodržování pravidel při správě pipelin se vyplatí

V DEALinTEAL získáváte ucelený pohled na zákazníka na zákazníka, historii a stav jeho obchodních příležitostí i realizovaných kontraktů. Máte možnost přidávat dokumenty jako přílohy a mnoho dalšího. Určitě se vám budou hodit i funkce pro „hlídání“ prodeje, které se bez složitého nastavování postarají, abyste nezapomněli na žádnou opportunitu.Při správě obchodních příležitostí nezapomínejte na základní pravidla:

  1. Zapisujte průběh a výsledek obchodních jednání a dalších aktivit spojených s prodejem. Možná máte pocit, že si vše pamatujete, ale věřte, že zápisy v budoucnu využijete nebo je ocení vaši kolegové.
  2. Sledujte plnění úkolů. Nenechávejte zápisy ze schůzek bez konkrétního řešitele a termínu splnění.
  3. Aktualizujte hodnotu obchodu a pravděpodobnost realizace v souladu s průběhem vyjednávání.
  4. Pokud obchod nevyjde, zaznamenejte důvody neúspěchu, bude se to v budoucnu hodit.

Výkonnost a úspěšnost prodeje

Dodržováním jednoduchých pravidel a systematickou správou obchodních příležitostí zabráníte procesním chybám, ale použitím DEALinTEAL získáte také nástroje pro globální pohled na pipeline a pro její řízení. V první řadě uvidíte celý prodejní proces v grafickém znázornění po jednotlivých fázích s počtem rozjednaných obchodů v každé fázi, a hlavně s jejich celkovou hodnotou přepočtenou podle pravděpodobnosti uzavření. Prostým pohledem zjistíte, zda počet nových příležitostí na vstupu odpovídá očekávané hodnotě budoucích zakázek.Na pipeline můžete nahlížet také vzhledem k předpokládanému termínu uzavření obchodu a agregovaná data hodnotit z hlediska plánovaných hodnot nových zakázek podle týdnů, měsíců nebo kvartálů.

Pohled na fáze PIPELINE v DEALinTEAL

Pipeline je investicí do prodeje

Otázkou není, zda průběh prodejního procesu evidovat nebo ne, ale spíše, do jakých detailů v evidenci zacházet. Evidence není samoúčelná a čas, který jí věnujete, je investicí do zdárně uzavřených obchodů a do budoucího úspěchu.Míra nezbytných detailů obchodních záznamů je subjektivní a může se postupně měnit, stejně jako fázování prodeje nebo strukturování zákazníků. DEALinTEAL vás neuzamkne v nevyhovující metodice, a naopak vám se změnami v budoucnu pomůže. Důležité je začít a těžit z efektivity, kterou systematický nástroj přináší.

NACE, klasifikace ekonomických činností

Možnost evidovat NACE kódy může být v některých firmách nezbytnou součástí klasifikace zákazníků a dodavatelů.

Klasifikaci ekonomických činnosti CZ-NACE zavedl Český statistický úřad v roce 2007 v souvislosti s nařízením Evropského parlamentu a nahradil tak dřívější Odvětvovou klasifikaci ekonomických činností.Na stránkách Českého statického úřadu najdete aktuální seznam činnosti a další dokumenty Klasifikace ekonomických činností (CZ-NACE)

NACE v CRM DEALinTEAL

Číselník NACE není možné v rámci DEALinTEAL upravovat. Používáme aktuální znění podle ČSÚ. Při práci s NACE máte k dispozici kódy i názvy činností.Každé firmě lze přiřadit libovolný počet kódů. Důležité je, že podle NACE lze hledat rozšířeným filtrováním, např. můžete vybírat „všechny firmy s kódy 10.72 a 10.71, u nichž došlo k meziročnímu poklesu tržeb o více než 10 %“.

API Middleware aneb Jak propojit systémy

CRM systémy samy o sobě jsou v podstatě jen sofistikovanými zápisníky obchodních aktivit. Nic proti tomu, kvalitní nástroj pro plánování a záznam schůzek, pro sledování obchodních případů atd. je základem práce obchodníka a spolupráce v týmu. To, co často v CRM chybí, jsou podrobné informaci o skutečném prodeji, porovnání s plány, obecně tedy komunikace s provozním a účetním software.

Data dovnitř a data ven

V samostaně běžícím CRM řešení nejenom nenajdete mnoho informací, které pro obchod potřebujete, ale navíc ztrácíte i podporu některých důležitých prodejních procesů. Pro skutečné řešení CRM a prodeje je tak důležitá schopnost spolupracovat s dalšími částmi podnikového informačního systému. Tady je krátký výčet praktických důvodů:

  1. Prodejní informace z účetnictví umožní sledovat vývoj tržeb a ziskovosti zákazníků, obchodníků a produktů. Nebo, chcete-li, zákaznických segmentů, skupin produktů, produktových značek i samostatných prodejních týmů.
  2. Detail tržeb také umožní systémově hlídat výkyvy sledovaných klíčových ukazatelů. Má-li váš systém například upozornit na pokles prodeje u určitého zákazníka za poslední měsíc, musí pracovat s čerstvými a přesnými daty.
  3. Produktové informace a ceníky jsou základními zdrojem obchodníka. Často vznikají mimo CRM a jejich automatické načítání je nezbytné.
  4. Stav zásob a obrátka skladu jsou dalším parametrem, který ovlivňuje obchodní aktivity. Je tedy důležité pracovat s čerstvými daty skladového systému.
  5. Pokud obchodník přímo přijímá objednávky, je nezbytné, aby proces jejich zpracování hladce pokračoval v systému vyřizování objednávek a expedice.

Úplná integrace

Častou nutností je spojit CRM nikoli s jedním, ale s více provozními systémy. Důvodů je několik:

  • Fakticky existuje více samostatných aplikací v podnikovém informačním systému
  • CRM je potřeba napojit na více účetních systémů v případech, kdy je jeden prodejní tým pro více účetních jednotek ve skupině.

Jen API někdy nestačí

Pro zjednodušení integrace CRM v podnikovém informačním systému a pro řešení komplikací spojených s vícecestnou výměnou dat je součástí DEALinTEAL nejen API, ale i další vrstva, kterou nazýváme API middleware.Na úrovni API middleware je modulárně řešena komunikace DEALinTEAL s API jednoho či více dalších systémů i nastavení parametrů výměny dat. Datová integrace je řízena na jednom místě a není nutné do ní zapojovat vývojáře ostatních aplikací.

Organizační struktura

Nastavení hierarchie v prodejním týmu vytváří organizační strukturu a hlavně má vliv na oprávnění pro přístup k datů.

U každého člena týmu nastavujete, kdo je jeho nadřízeným, komu obchodník reportuje. Tímto nastavením vytváříte strom nebo více stromů organizační struktury. Člen týmu, který nemá uvedeného žádného nadřízeného, je buď na vrcholu stromu a pod ním jsou jemu reportující podřízení nebo je v hierarchii osamocen bez nadřízených a podřízených.
Kromě systému práv k jednotlivým funkcím systému, která získáváte společně s přidělenou uživatelskou rolí, jste v pohledu na data omezeni i s ohledem na postavení v hierarchii. Způsob omezení je dáno tím, jak jej nastavil administrátor. Jednou z možností je, že se na hierarchii vůbec nehledí a vy tak nejste omezeni, druhá varianta je, že vídí data svá a svých podřízených a třetí, že máte kromě svých dat k dispozici data podřízených a kolegů a jejich podřízených. Přitom kolega je člen týmů, který má stejného nadřízeného jako vy.

Na jaká data se vztahuje omezení z hierarchie

Pokud se omezení podle hierarchie uplatňuje vztahuje se na:

  1. Firmy podle vlastníka.
  2. Příležitosti, projekty, kontrakty, objednávky podle vlastníka uvedené firmy.
  3. Události podle vlastníka a účastníků.
  4. Úkoly podle zadavatele a řešitele.

Růst a pokles prodeje na dashboardu CRM

Mezi widgety, které můžete přidat na Dashboard CRM najdete teď čtyři nové, které se věnují prodeji a meziročnímu srovnání.

Top 10 zákazníci podle tržeb

Dva nové widgety, které můžete přidat na Dasboard, zobrazují zákazníky podle výše tržeb. V obou případech je zobrazeno 10 zákazníků s nejvyššími tržbami. Pro každého z nich uvidíte výši tržby a procentuální srovnání s minulým období. Widget Top 10 tento měsíc zobrazuje výsledky za aktuální měsíc a srovnává je s minulým měsícem. Widget Top 10 tento rok zobrazuje výsledky za aktuální rok a srovnává je s loňským rokem.

Widgety růstu a poklesu zákazníků a Top 10 prodeje

Rostoucí a klesající zákazníci

Na dalších dvou nových widgetech jsou zobrazeni zákazníci s největším poklesem a největším nárustem prodeje vždy v porovnání s loňským rokem. Data jsou porovnávána ke stejnému dni aktuálního a minulého roku. Mějte to na paměti a neočekávejte srovnání s kompletními loňskými tržbami.

Prodejní report v CRM

Prodejní report je jednoduché označení velmi užitečného a obsažného formuláře, který umožňuje rychlé zhodnocení prodeje a vlastně i celého firemního hospodaření. Zisky, ztráty, vývoj prodeje i nákladů – to vše máte v DEALinTEAL rychle k dispozici.

Reporty, výstupy, sestavy, prostě agregované a v souvislostech podané informace jsou základem řízení a rozhodování. Měření aktivity obchodníků, četnosti kontaktů a přírustek nových leadů jsou významnými ukazateli, ale kvantita bez dodatečného subjektivního zhodnocení kvality nedává dostatečný obrázek o výkonu prodeje. Proto se v našem CRM řešení věnujeme ve značné míře i práci s tvrdými finančními daty z účetní evidence.
Prodejní report je jednou z takových funkcí, která na jedno kliknutí dává obrovské množství informací. Pokud s tímto reportem ještě nepracujete, posuďte sami, co přináší.

Prodejní report za měsíc

Aktuální stav, plán a vývoj prodeje

Prodejní report zobrazuje

  • prodej (tržby)
  • náklady (hrubé náklady na pořízení zboží)
  • a zisk (prodej po odečtení nákladů)

Vedle sebe jsou tyto hodnoty zobrazeny podle reality skutečného prodeje, plánovaných hodnot a reality zkoumaného období v minulém roce.
Plnění plánu (příspěvek o plánování prodeje v CRM) a meziroční změna (růst/pokles) jsou vyjádřeny procentuálně.

Tým a obchodník

Parametry Prodejního reportu jsou zkoumaný měsíc a obchodník. Můžete vybrat jednoho člena týmu nebo několik obchodníků najednou.Pokud chcete celofiremní výsledek vyberte „vše“, což zahrne i případné tržby, které nejsou přiřazeny žádnému prodejci.

Produktová analýza

Řádky reportu jsou tvořeny produktovými skupinami, které lze rozbalit pro pohled na podskupiny. Snadno tedy uvidíte, jak se určitá část sortimentů vyvíjela z hlediska prodeje firmy nebo obchodníka a jak si stojí v plnění plánu.

Roční pohled v prodejním reportu

Roční a měsíční perspektiva

Kromě všech kombinací, které jsem již uvedl, je důlěžité ujasnit si pohled, kterým prodej zkoumáte. Všechna data můžete totiž zkoumat optikou jednoho měsíce nebo delšího období. Vedle sebe máte dvě strukturou shodné tabulky, v té první vidíte data za vybraný měsíc a v té druhé data za celý rokdo vybraného měsíce.
I report od začátku roku platí, že vidíte data skutečných prodejů, plánu a stejného období v minulém roce, to vše s procentuálním vyjádřením plnění plánu a vývoje proti loňsku.

Export a další práce s prodejním reportem

Čitelnost rozměrné tabulky Prodejní report můžete snadno parametrizovat a skrývat dílčí sloupečky nebo celé sekce sloupců. Klepněte na ozubené kolečko a přizpůsobte vzhled tomu, co právě potřebujete.
Podobně můžete hromadně sbalit skupiny produktů.

Celý report vyžaduje široký monitor

ak vidíte, zobrazit celý report je možné jen na širokém displeji. Na druhou stranu vám toto zobrazení dává skutečně detailní pohled na prodejní výkonnost a plnění plánovaných hodnot.
Report můžete snadno vyexportovat do Excelu a data v něm dále zpracovávat.

Jste také nadšeni z možností, které Prodejní report přináší?

Agenda dne e-mailem

Váš denní plán schůzek, úkolů a dalších událostí máte v DEALinTEAL stále k dispozici. Určitě to víte. Základ je na dashboardu, detail v Agendě nebo v Kalendáři a nebo v Úkolech. Co možná nevíte je, že si můžete plán nadcházejícího dne nechat posílat e-mailem. Přehled o událostech a úkolech budete mít i ve chvílích, kdy nebudete s aplikací pracovat.

Nastavení posílání agendy

Posílání si můžete nastavit na záložce Notifikace v Nastavení uživatele. Vybrat můžete čas odeslání nebo zde můžete odesílání vypnout.

  • volba Večer – v 8 hodin večer dostanete email s agendou na následující den;
  • volba Ráno – v 8 ráno dostanete email s agendou na aktuální den.

Adresát e-mailu agenda

E-mail s agendou se odesílá na adresu odpovídající vašemu přihlašovacímu mailu, v případě členů týmu, kteří nejsou uživateli, se odesílá na adresu uvedenou v jejich kontaktních údajích. Zaráží vás fakt, že e-mail může chodit i neuživatelům DealinTeal? Ano, i to je možné, ale notifikaci jim musí nastavit administrátor.Člen týmu může být účastníkem schůzek, předmětem plánování tržeb, příjemcem úkolů atd. a přitom nemusí být vůbec uživatelem s přístupem do aplikace (důvodem může být šetření pár stokorun měsíčně). I tento člen týmu může dostávat e-mailem přehlednou denní agendu.

Obsah e-mailu Agenda

Ve zprávě dostanete to základní z denního přehledu:

  • Schůzky a jiné události.
  • Úkoly – dřívější, dosud nesplněné i aktuální.
  • Narozeniny a výročí lidí u vašich zákazníků
CRM v mobilu
CRM v mobilu
CRM v malu
CRM v mailu