Nová = opravdu úplně nová, ale samozřejmě kompatibilní s verzí, kterou aktuálně používáte.
Pracujeme na nové aplikaci! Nový kabát, nové uživatelské rozhraní, nový styl práce – všechno mnohem lepší, rychlejší a srozumitelnější. Funkcionalita zůstala, ale je dostupnější a přehlednější. Tady je malá ochutnávka z dashboardu a z nastavení sloupců v seznamu firem:
Šablony úkolů usnadňují zadávání sad standardizovaných úkolů, které je běžné v určitých fázích prodejního procesu.
Šablona úkolů obsahuje sadu typizovaných úkolů s určením termínu a řešitele. Použitím šablony na firmu se automaticky vygenerují všechny úkoly podle šablony. Tuhle funkci použijete například v úvodních fázích komunikace s novým zákazníkem. Potom, co nový lead zaevidujete, vyberte vhodnou šablonu, která rozdělí úkoly obchodnímu týmu – poslat úvodní dokumenty, dohodnout prezentaci, vyhodnotit lead…
Jak založit šablonu úkolů
Přidejte novou šablonu a dejte jí výstižný název.
Po uložení přidávejte na záložce Úkoly specifikaci jednotlivých úkolů, z nichž se bude šablona skládat.
Každý dílčí záznam šablon musí obsahovat vše potřebné pro budoucí vygenerování úkolu: – Předmět úkolu – Popis (volitelně) – Řešitel úkolu. To může být buď vybraná osoba nebo vlastník firmy nebo uživatel, který šablonu použije – Termín zahájení úkolu, který se zadává vzhledem ke spuštění šablony. – Termín splnění vztažený k termínu zahájení.
Po uložení můžete přidávat další položky do šablony.
Jak použít šablonu úkolů
Přejděte na detail firmy.
Z nabídky (…) vyberte Použít šablonu úkolů.
Ze seznamu vyberte šablonu úkolů, kterou chcete použít a klepněte na Další krok
Zkontrolujte firmu a počet vytvořených úkolů a operaci potvrďte OK.
K firmě se vytvoří úkoly podle šablony. Zadavatelem budete vy (osoba, která šablonu spustila). Řešitelé a termíny se doplní podle specifikace v šabloně.
Vývoj pipeline zobrazuje strukturu obchodních příležitostí po měsících.
Samotná Pipeline zachycuje aktuální stav prodejního procesu po jeho jednotlivých fázích. Nedává však odpověď na otázku, jaká byl historie a vývoj. Tu přináší Vývoj pipeline, kde jsou zobrazeny po měsících všechny prodejní fáze s
počtem příležitostí
hodnotou a přepočtenou hodnotou podle pravděpodobnosti
meziměsíční změnou
Kromě toho je ve Vývoji pipeline i suma ukončených obchodních příležitostí (úspěšných i neúspěšných) za každý měsíc.(Nezapomeňte předem hodnoty aktualizovat tlačítkem Přepočítat.
DEALinTEAL podporuje export ve formátu iCalendar a vCard.
V záznamech událostí, úkolů, firem a lidí můžete vybrat Export ve formátu iCalendar, resp. vCard. Jedná se o šikovnou pomůcku pro odeslání schůzky nebo nahrání kontaktu do jiných adresářů, hlavně v případech, kdy nepoužíváte synchronizaci s Office365. Podobný účel plní možnost Zobrazit QR kód, která kromě zobrazení nabídne i stažení obrázku se zakódovanou vizitkou nebo schůzkou. QR kód můžete opět sdílet nebo jej sejmout do mobilu pro vlastní potřebu.
Dostali jste prostřednictvím CRM úkol a nejste si jisti, jak zaznamenat jeho splnění? Je to snadné.Kupí se vám nesplněné úkoly na dashboardu? Asi zapomínáte oznámit jejich splnění.
Jak splnit úkol v CRM
Splnění úkolu vyznačí obvykle jeho řešitel, ale může to udělat i zadavatel. Je to snadné.
Z volby (…) vyberte Označit jako splněno nebo klepněte na tlačítko vedle textu obsahujícího aktuální stav úkolu.
V dialogu uveďte datum splnění a komentář, např. jak byl úkol splněn.
Dialog potvrďte a úkol bude splněn. Hned se to projeví ve všech seznamech úkolů u řešitele i zadavatele. V závislosti na nastavení notifikací jim o tom navíc přijde zpráva e-mailem.
Jak vzít zpět splnění úkolu
Pokud došlo k omylu a označili jste úkol jako splněný, i když splněný nebyl, můžete to vzít zpět.
U splněného úkolu z nabídky (…) vyberte Zrušit splnění.
Projektový pohled umožňuje organizovat prodejní aktivity uceleně a souvisle bez ohledu na vztah ke konkrétnímu zákazníkovi nebo obchodníkovi.
Projektem může být vývoj nebo ověření nového sortimentu, společná aktivita, služba poskytovaná skupině zákazníků, dlouhodobý záměr, akce spojená s více partnery…
Základní údaje o projektu
Kromě předmětu a popisu projektu evidujeme:
Datum plánované realizace – má smysl, pokud se projekt spojuje s konkrétním termínem
Stav projektu – otevřený nebo již ukončený
Datum ukončení
Firmy, které s projektem souvisí – jsou zákazníky, kooperují apod.
Projektové aktivity
Události a úkoly lze s projekty spojovat (stejně jako s firmami, příležitostmi atd.).Projekt má tedy svojí Agendu podobně jako ji známe z jiných míst DEALinTEAL. Je tedy možné snadno vyhodnocovat plnění úkolů zadaných v rámci projektu a sledovat kalendář projektu.
Firmy zapojené v projektu
Na projektu lze samozřejmě snadno upravovat zapojené firmy a zapojení do vybraných projektů lze provádět i na firemní kartě na záložce Projekty, kde je seznam všech projektů, do nichž je konkrétní zákazník zapojen.
Na Dashboardu můžete vidět přehledy meziročně rostoucích a klesajících zákazníků a také žebříček zákazníků podle výše tržeb za aktuální rok a měsíc. Doposud byly tyto informace k dispozici pouze celkově za celou firmu. Prakticky tedy všichni obchodníci viděli stejná data. S verzí 5.0.1 přicházejí všechny tržbové widgety i v podobě personalizované pro přihlášeného uživatele, takže uvidí data pouze za firmy, jichž je vlastníkem. Jde o tyto widgety, které můžete přidat na Dashboard:
Sady úkolů slouží k snadnému zadání více úkolů najednou. Zároveň přinášejí další možnost, jak přehledně sledovat jejich plnění.
V DEALinTEAL máte možnost zadávat úkoly mnoha způsoby – v rámci firmy, v rámci příležitosti, z obchodního jednání atd. Výsledkem je vždy úkol s jedním zadavatelem, jedním řešitelem, termíny plnění, navíc provázaný na firmu, příležitost, událost, projekt, kontrakt, osobu.Přehled o úkolech a kontrolu plnění tak lze snadno provádět nejen z celkového přehledu úkolů, ale na každém místě, na něž je úkol navázán.CRM vám umožňuje kontrolovat plnění úkolů
na kartě firmy i osoby,
na záznamu příležitosti,
při rekapitulaci zápisů z obchodních jednání atd.
Sady úkolů tyto možnosti rozšiřují o:
možnost zadat najednou více podobných úkolů,
kontrolovat plnění celé sady najednou.
Zadání sady úkolů v CRM
Představte si, že uvádíte nový produkt nebo službu a chcete obchodníkům připomenout, že mají tuto novinku prezentovat vybraným zákazníkům. Můžete postupně projít firmy a u každé zadat jejímu obchodníkovi úkol nebo nově použijete zadání v rámci sady.
Vytvoříte záznam sady úkolů s jednoduchou identifikací (stačí sadu vhodně pojmenovat).
V rámci hromadného vytvoření úkolů vyplníte předmět úkolu Představit produkt XYZ a poslat katalog.
V dalším kroku vyberte firmy, pro něž se má úkol vytvořit. K dispozici máte jednoduchou možnost vybírat kombinací skupin a podskupin, kategorií a podkategorií, označení firem a vlastníka.
Dále můžete volitelně doplnit osoby u zákazníků, na něž se má úkol vázat, podle jejich označení.
V další kroku určíte termíny: kdy se má úkol zobrazit a kolik dní má řešitel na splnění.
Nakonec vyberte, zda je řešitelem jeden konkrétní kolega nebo zda je jím vždy obchodník odpovědný za danou firmu.
A je hotovo. Ke všem vybraným firmám se vygeneruje úkol.
Kontrola plnění úkolů v sadě
Úkoly vytvořené v sadě se od jiných úkolů nijak neliší. Řešitel plní úkoly při procházení firem, seznamu úkolů nebo agendy, dostává k nim připomenutí.Zadavatel nebo jiný uživatel může ale navíc kromě všech možností kontrol sledovat plnění úkolů v rámci celé sady, a to jak procházením seznamu s odlišením nesplněných úkolů a úkolů v prodlení, tak i s využitím statistiky ke každé sadě s hodnotami:
celkového počtu úkolů,
počtu splněných a nesplněných úkolů,
a počtů splněných/nesplněných po termínu nebo včas.
Na co si dát pozor
Pokud evidujete 5000 zákazníků, o něž pečuje 5 obchodníků a najednou ke každé z firem vytvoříte úkol, bude mít každý obchodník v průměru k řešení 1000 shodných úkolů. Jaký bude výsledek? Obchodník začne úkoly ignorovat, protože mu prakticky nic jiného nezbyde.Takže stejně jako u dalších nástrojů, kde můžete ve vteřině vytvořit tisíce záznamů, zvažte předem, jaký dopad to může mít.
Hodnota zaneprázdněnosti (busyness), kterou můžete sledovat u každé firmy slouží jako jednoduchý ukazatel aktivity obchodníků u zákazníka.
Číslo uvedené vedle hvězdiček ratingu v seznamu firem obsahuje hodnotu ukazatele busyness. Ukazuje počet událostí, které se v posledních dnech udály v souvislosti s firmou a současně i ty, které jsou naplánovány do budoucna. Busyness se počítá jako součet všech aktivit (událostí) u firmy, které jsou zaznamenány v posledních 10 dnech a do budoucna.Takže například firma, u níž byl váš kolega v pondělí, vy jste s nimi telefonoval včera a naplánoval si schůzku na 4. července příštího roku bude mít hodnotu busyness 3.
Busyness v CRM
Přepočet busyness probíhá jednou denně, takže neočekávejte aktualizaci hodnoty okamžitě po provedení změn.