Rubrika: CRM blog

Nová = opravdu úplně nová, ale samozřejmě kompatibilní s verzí, kterou aktuálně používáte.

Pracujeme na nové aplikaci! Nový kabát, nové uživatelské rozhraní, nový styl práce – všechno mnohem lepší, rychlejší a srozumitelnější. Funkcionalita zůstala, ale je dostupnější a přehlednější.
Tady je malá ochutnávka z dashboardu a z nastavení sloupců v seznamu firem:

Report Vývoj tržeb přehledně ukáže v grafu srovnání tržeb aktuálního období a minulých období.

Tento jednoduchý report ukáže vývoj tržeb za vybrané období, za celý prodej nebo za vybranou skupinu zákazníků.
Typy grafů:

• týdenní – porovnává tento, minulý a předminulý týden;
• měsíční – porovnává předchozí měsíc a aktuální měsíc v tomto a minulém roce;
• kvartální – porovnává minulé čtvrtletí a aktuální čtvrtletí v tomto a minulém roce;
• roční – porovnává aktuální, minulý a předminulý rok.

Zobrazené tržby lze omezit těmito parametry:

• Obchodník
• Skupina firem
• Kategorie firem
• Klasifikace firem

Na svislé ose výsledného grafu jsou tržby za období podle vybraného typu a na vodorovné je pořadový den vybraného odbobí.

Šablony úkolů usnadňují zadávání sad standardizovaných úkolů, které je běžné v určitých fázích prodejního procesu.

Šablona úkolů obsahuje sadu typizovaných úkolů s určením termínu a řešitele. Použitím šablony na firmu se automaticky vygenerují všechny úkoly podle šablony.
Tuhle funkci použijete například v úvodních fázích komunikace s novým zákazníkem. Potom, co nový lead zaevidujete, vyberte vhodnou šablonu, která rozdělí úkoly obchodnímu týmu – poslat úvodní dokumenty, dohodnout prezentaci, vyhodnotit lead…

Jak založit šablonu úkolů

1. Přidejte novou šablonu a dejte jí výstižný název.
2. Po uložení přidávejte na záložce Úkoly specifikaci jednotlivých úkolů, z nichž se bude šablona skládat.
3. Každý dílčí záznam šablon musí obsahovat vše potřebné pro budoucí vygenerování úkolu: – Předmět úkolu – Popis (volitelně) – Řešitel úkolu. To může být buď vybraná osoba nebo vlastník firmy nebo uživatel, který šablonu použije – Termín zahájení úkolu, který se zadává vzhledem ke spuštění šablony. – Termín splnění vztažený k termínu zahájení.
4. Po uložení můžete přidávat další položky do šablony.

Jak použít šablonu úkolů

1. Přejděte na detail firmy.
2. Z nabídky (…) vyberte Použít šablonu úkolů.
3. Ze seznamu vyberte šablonu úkolů, kterou chcete použít a klepněte na Další krok
4. Zkontrolujte firmu a počet vytvořených úkolů a operaci potvrďte OK.
5. K firmě se vytvoří úkoly podle šablony. Zadavatelem budete vy (osoba, která šablonu spustila). Řešitelé a termíny se doplní podle specifikace v šabloně.

Vývoj pipeline zobrazuje strukturu obchodních příležitostí po měsících.

Samotná Pipeline zachycuje aktuální stav prodejního procesu po jeho jednotlivých fázích. Nedává však odpověď na otázku, jaká byl historie a vývoj. Tu přináší Vývoj pipeline, kde jsou zobrazeny po měsících všechny prodejní fáze s

• počtem příležitostí
• hodnotou a přepočtenou hodnotou podle pravděpodobnosti
• meziměsíční změnou

Kromě toho je ve Vývoji pipeline i suma ukončených obchodních příležitostí (úspěšných i neúspěšných) za každý měsíc.(Nezapomeňte předem hodnoty aktualizovat tlačítkem Přepočítat.

Dostali jste prostřednictvím CRM úkol a nejste si jisti, jak zaznamenat jeho splnění? Je to snadné.Kupí se vám nesplněné úkoly na dashboardu? Asi zapomínáte oznámit jejich splnění.

Jak splnit úkol v CRM

Splnění úkolu vyznačí obvykle jeho řešitel, ale může to udělat i zadavatel. Je to snadné.

1. Z volby (…) vyberte Označit jako splněno nebo klepněte na tlačítko vedle textu obsahujícího aktuální stav úkolu.
2. V dialogu uveďte datum splnění a komentář, např. jak byl úkol splněn.
3. Dialog potvrďte a úkol bude splněn. Hned se to projeví ve všech seznamech úkolů u řešitele i zadavatele. V závislosti na nastavení notifikací jim o tom navíc přijde zpráva e-mailem.

Jak vzít zpět splnění úkolu

Pokud došlo k omylu a označili jste úkol jako splněný, i když splněný nebyl, můžete to vzít zpět.

1. U splněného úkolu z nabídky (…) vyberte Zrušit splnění.
2. V dialogu můžete zrušení okomentovat

Projektový pohled umožňuje organizovat prodejní aktivity uceleně a souvisle bez ohledu na vztah ke konkrétnímu zákazníkovi nebo obchodníkovi.

Projektem může být vývoj nebo ověření nového sortimentu, společná aktivita, služba poskytovaná skupině zákazníků, dlouhodobý záměr, akce spojená s více partnery…

Základní údaje o projektu

Kromě předmětu a popisu projektu evidujeme:

• Datum plánované realizace – má smysl, pokud se projekt spojuje s konkrétním termínem
• Stav projektu – otevřený nebo již ukončený
• Datum ukončení
• Firmy, které s projektem souvisí – jsou zákazníky, kooperují apod.

Projektové aktivity

Události a úkoly lze s projekty spojovat (stejně jako s firmami, příležitostmi atd.).Projekt má tedy svojí Agendu podobně jako ji známe z jiných míst DEALinTEAL. Je tedy možné snadno vyhodnocovat plnění úkolů zadaných v rámci projektu a sledovat kalendář projektu.

Firmy zapojené v projektu

Na projektu lze samozřejmě snadno upravovat zapojené firmy a zapojení do vybraných projektů lze provádět i na firemní kartě na záložce Projekty, kde je seznam všech projektů, do nichž je konkrétní zákazník zapojen.

Na Dashboardu můžete vidět přehledy meziročně rostoucích a klesajících zákazníků a také žebříček zákazníků podle výše tržeb za aktuální rok a měsíc. Doposud byly tyto informace k dispozici pouze celkově za celou firmu. Prakticky tedy všichni obchodníci viděli stejná data.
S verzí 5.0.1 přicházejí všechny tržbové widgety i v podobě personalizované pro přihlášeného uživatele, takže uvidí data pouze za firmy, jichž je vlastníkem. Jde o tyto widgety, které můžete přidat na Dashboard:

• Rostoucí zákazníci YoY | moje
• Klesající zákazníci YoY | moje
• Top10 | rok | moje
• Top10 | měsíc | moje

Sady úkolů slouží k snadnému zadání více úkolů najednou. Zároveň přinášejí další možnost, jak přehledně sledovat jejich plnění.

V DEALinTEAL máte možnost zadávat úkoly mnoha způsoby – v rámci firmy, v rámci příležitosti, z obchodního jednání atd. Výsledkem je vždy úkol s jedním zadavatelem, jedním řešitelem, termíny plnění, navíc provázaný na firmu, příležitost, událost, projekt, kontrakt, osobu.Přehled o úkolech a kontrolu plnění tak lze snadno provádět nejen z celkového přehledu úkolů, ale na každém místě, na něž je úkol navázán.CRM vám umožňuje kontrolovat plnění úkolů

• na kartě firmy i osoby,
• na záznamu příležitosti,
• při rekapitulaci zápisů z obchodních jednání atd.

Sady úkolů tyto možnosti rozšiřují o:

• možnost zadat najednou více podobných úkolů,
• kontrolovat plnění celé sady najednou.

Zadání sady úkolů v CRM

Představte si, že uvádíte nový produkt nebo službu a chcete obchodníkům připomenout, že mají tuto novinku prezentovat vybraným zákazníkům. Můžete postupně projít firmy a u každé zadat jejímu obchodníkovi úkol nebo nově použijete zadání v rámci sady.

1. Vytvoříte záznam sady úkolů s jednoduchou identifikací (stačí sadu vhodně pojmenovat).
2. V rámci hromadného vytvoření úkolů vyplníte předmět úkolu Představit produkt XYZ a poslat katalog.
3. V dalším kroku vyberte firmy, pro něž se má úkol vytvořit. K dispozici máte jednoduchou možnost vybírat kombinací skupin a podskupin, kategorií a podkategorií, označení firem a vlastníka.
4. Dále můžete volitelně doplnit osoby u zákazníků, na něž se má úkol vázat, podle jejich označení.
5. V další kroku určíte termíny: kdy se má úkol zobrazit a kolik dní má řešitel na splnění.
6. Nakonec vyberte, zda je řešitelem jeden konkrétní kolega nebo zda je jím vždy obchodník odpovědný za danou firmu.
7. A je hotovo. Ke všem vybraným firmám se vygeneruje úkol.

Kontrola plnění úkolů v sadě

Úkoly vytvořené v sadě se od jiných úkolů nijak neliší. Řešitel plní úkoly při procházení firem, seznamu úkolů nebo agendy, dostává k nim připomenutí.Zadavatel nebo jiný uživatel může ale navíc kromě všech možností kontrol sledovat plnění úkolů v rámci celé sady, a to jak procházením seznamu s odlišením nesplněných úkolů a úkolů v prodlení, tak i s využitím statistiky ke každé sadě s hodnotami:

• celkového počtu úkolů,
• počtu splněných a nesplněných úkolů,
• a počtů splněných/nesplněných po termínu nebo včas.

Na co si dát pozor

Pokud evidujete 5000 zákazníků, o něž pečuje 5 obchodníků a najednou ke každé z firem vytvoříte úkol, bude mít každý obchodník v průměru k řešení 1000 shodných úkolů. Jaký bude výsledek? Obchodník začne úkoly ignorovat, protože mu prakticky nic jiného nezbyde.Takže stejně jako u dalších nástrojů, kde můžete ve vteřině vytvořit tisíce záznamů, zvažte předem, jaký dopad to může mít.

Hodnota zaneprázdněnosti (busyness), kterou můžete sledovat u každé firmy slouží jako jednoduchý ukazatel aktivity obchodníků u zákazníka.

Číslo uvedené vedle hvězdiček ratingu v seznamu firem obsahuje hodnotu ukazatele busyness. Ukazuje počet událostí, které se v posledních dnech udály v souvislosti s firmou a současně i ty, které jsou naplánovány do budoucna.
Busyness se počítá jako součet všech aktivit (událostí) u firmy, které jsou zaznamenány v posledních 10 dnech a do budoucna.Takže například firma, u níž byl váš kolega v pondělí, vy jste s nimi telefonoval včera a naplánoval si schůzku na 4. července příštího roku bude mít hodnotu busyness 3.

Přepočet busyness probíhá jednou denně, takže neočekávejte aktualizaci hodnoty okamžitě po provedení změn.